Managementassistent sector Bedrijfsvoering & Ontwikkeling
Jij ziet het voordat een ander het merkt: een volle agenda, een afspraak die schuift, een besluit dat opvolging nodig heeft. In deze rol als managementassistent ben jij de rechterhand van het managementteam van Bedrijfsvoering & Ontwikkeling. Je brengt structuur, bewaakt overzicht en zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is. Een afwisselende functie voor iemand die graag organiseert en anderen ontzorgt.
De sector Bedrijfsvoering & Ontwikkeling bestaat uit acht teams: Faciliteiten, Financiën & Inkoop, HR, Huisvesting, Informatiebeheer & ICT, Marketing & Communicatie, Onderwijslogistiek en Studentadministratie & Examinering. Jij ondersteunt het managementteam van deze sector en helpt mee om de dagelijkse samenwerking soepel te laten verlopen.
Wat ga je doen ?
Je werkt voor een sector waar veel tegelijk speelt. Daarom is het belangrijk dat je goed kunt prioriteren en met een helikopterview vooruitkijkt. Je beheert agenda’s van teammanagers en directeur, bereidt vergaderingen en sectorbijeenkomsten voor en zorgt dat informatie, besluiten en acties goed worden vastgelegd en opgevolgd. Je signaleert wat er nodig is, schakelt snel en houdt het hoofd koel als er veel vragen tegelijk zijn. Je pakt zaken zelfstandig op en zorgt dat het secretariaat efficiënt en betrouwbaar functioneert.
Jouw taken bestaan uit:
- Plannen, beheren en bewaken van de agenda’s van de leden van het managementteam;
- Fungeren als eerste intern en extern aanspreekpunt;
- Organisatorisch voorbereiden van vergaderingen/bijeenkomsten en zorgen voor verslaglegging en archivering van stukken;
- Bewaken van actielijsten, signaleren van knelpunten en zorgen voor voortgang;
- Ondersteunen bij het maken en bewaken van jaarplanningen;
- Afstemmen met managementassistenten van de onderwijssectoren en het bestuur;
- Overige ondersteunende werkzaamheden binnen het secretariaat.
Waar en met wie ga je samenwerken ?
Je werkt nauw samen met het managementteam van de sector Bedrijfsvoering & Ontwikkeling (teammanagers en directeur) en hebt veel contact met collega’s binnen de acht teams. Daarnaast stem je regelmatig af met managementassistenten van andere sectoren en met het bestuur, zodat werkzaamheden, planningen en informatie goed op elkaar aansluiten.
Wat breng jij mee ?
Jij houdt je zowel in teamverband als zelfstandig goed staande. Je bent doortastend en kunt doorpakken, terwijl je rust en overzicht bewaart. Je bent proactief, servicegericht en weet prioriteiten te stellen. Je communiceert helder, werkt nauwkeurig en vindt het prettig om zaken goed te organiseren en af te ronden.
Wat staat er verder op jouw cv?
- Minimaal mbo 4+ werk- en -denkniveau en een relevante opleiding;
- Ruime kennis van en ervaring met Office 365 (o.a. Outlook, Teams, OneDrive en Excel);
- Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden.
Wat kun je van ons verwachten ?
- Een bruto maandsalaris volgens schaal 7 van de cao mbo, minimaal € 2.650,- en maximaal € 3.920,- op fulltime basis, afhankelijk van de kennis en ervaring die je meebrengt.
- Een jaarcontract voor 0,6 - 0,7 fte met zicht op verlenging met een jaarcontract.
- Een pensioenregeling via ABP, reiskostenvergoeding, vakantietoeslag van 8%, eindejaarsuitkering van 8,33% en een werkgeversbijdrage voor ziektekostenverzekering.
- De mogelijkheid om gebruik te maken van onze fietsregeling of onze regeling bedrijfsfitness.
- Een vitaliteitsprogramma met sport- en ontspanningsactiviteiten.
- Uitgebreide mogelijkheden om jezelf als professional te blijven ontwikkelen via de Graafschap Academie.
- Voldoende middelen om jouw werk goed te doen (laptop, telefoon, inrichting thuiswerkplek).
Samen verder ?
Wij leren je graag kennen! Solliciteren kan uiterlijk 21 juni via de knop ‘solliciteren’. Heb je inhoudelijke vragen over de functie? Neem gerust contact op met Juliëtte Hofman, onze directeur sector Bedrijfsvoering & Ontwikkeling, via 06-22349910 of per mail via j.hofman@graafschapcollege.nl.
Zien we jou als een geschikte kandidaat? Dan nodigen we je graag uit voor een eerste kennismaking op donderdagmiddag 25 juni. Bij een succesvol eerste gesprek volgt mogelijk een tweede gesprek op donderdag 2 juli, waarin we dieper ingaan op jouw ervaring en competenties.
We streven ernaar om het sollicitatieproces transparant en efficiënt te laten verlopen en houden je op de hoogte van de voortgang. Alleen sollicitaties via onze website werkenbij.graafschapcollege.nl/ worden in behandeling genomen.
Wij verwelkomen enthousiaste sollicitaties en hebben geen behoefte aan acquisitie naar aanleiding van deze vacature.